La contabilidad electrónica consiste en generar archivos XML de los registros contables y enviarlos por medio del Buzón Tributario. Este esquema permite entregar información contable al SAT mediante medios digitales y requiere que los registros estén completos, ordenados y relacionados con la documentación comprobatoria correspondiente.
Información que integra la contabilidad electrónica
Los principales entregables son:
- Catálogo de cuentas. Identifica las cuentas y subcuentas que utiliza el contribuyente para registrar sus operaciones.
- Balanza de comprobación. Presenta saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de las cuentas del catálogo.
- Pólizas y auxiliares. Se entregan cuando el SAT los requiere, por ejemplo, durante una revisión, devolución o compensación.
Catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas es la base de la organización contable. Se presenta al iniciar la obligación y debe enviarse nuevamente cuando se incorporen, eliminen o modifiquen cuentas o subcuentas relevantes.
La estructura debe permitir identificar ingresos, egresos, activos, pasivos y demás operaciones conforme a las reglas aplicables. Cuando la empresa usa un catálogo más amplio, debe asegurarse de incluir las cuentas exigidas por la autoridad.
Balanza de comprobación
La balanza se genera mensualmente y concentra los saldos iniciales, cargos, abonos y saldos finales. La información debe corresponder al periodo reportado y ser consistente con el catálogo de cuentas enviado.
La publicación original señalaba como referencia los siguientes plazos generales: para personas morales, el tercer día hábil del mes siguiente y, en el cierre de ejercicio, mayo del año posterior; para personas físicas, el quinto día del mes siguiente y, en el cierre, abril del año posterior. Estos plazos deben confirmarse conforme a las disposiciones vigentes.
Requisitos de los registros contables
Para respaldar la contabilidad electrónica, los registros deben:
- Realizarse en el mes de la operación o dentro del plazo permitido.
- Integrarse en libros Diario y Mayor, generales o por establecimiento según corresponda.
- Identificar cada operación y relacionarla con CFDI o documentación comprobatoria.
- Reflejar la forma de pago, contribuciones, tasas o cuotas aplicables.
- Mantener los archivos XML y comprimidos conforme a la estructura requerida por la autoridad.
Una contabilidad ordenada permite atender requerimientos con mayor agilidad y reducir contingencias. Para revisar la preparación de sus archivos y procesos, contacte a nuestro equipo.